O projeto de mapeamento de processos tem como principal objetivo padronizar e organizar a forma como a empresa trabalha, tornando compreensível todas as etapas de um fluxo de trabalho.  

A consultoria que será apresentada foi realizada em uma empresa de eventos. Essa empresa conta com mais de 37 anos de história e gera inúmeras oportunidades de empregos na cidade de Maringá. 

Contudo, devido a alta rotatividade de funcionários, existiam alguns problemas de comunicação entre os setores e desalinhamento nas funções desempenhadas pelos seus colaboradores. 

Dessa forma, gerava o cancelamento ou atraso de 20% dos eventos planejados anualmente. Assim, nosso trabalho foi focado na padronização dos processos e desenvolvimento de um modelo adequado de gerenciamento de projetos. 

Desenvolvimento do Projeto

Com o intuito de nos familiarizarmos com as atividades e processos realizados fizemos uma entrevista com os colaboradores. 

Assim com todas as informações coletadas foi possível padronizar, em forma de documento, 112 processos desempenhados pela empresa. Para que o documento fosse de fácil entendimento de todos, foi utilizada uma linguagem simples e objetiva. 

Posteriormente, para facilitar a gestão dos projetos, foi definida uma ferramenta de gestão baseada nas metodologias Scrum, PMBOK e Kanban. Assim essa ferramenta possibilitou um maior controle em relação as metas, prazos e tarefas a serem cumpridas. 

Com o propósito de proporcionar maior clareza no andamento dos eventos, também foi realizada uma gestão visual. 

Criamos um modelo de painel pautado na metodologia Kanban, que permitia uma rápida visualização do desenvolvimento de cada projeto. 

Por fim para que todas as mudanças propostas fossem realmente implementadas, promovemos um treinamento para que todos os funcionários tivessem conhecimento das ferramentas. Dessa forma, o mesmo proporcionou que os colaboradores se capacitassem, além de gerar um maior engajamento. 

Resultados obtidos

As soluções desenvolvidas durante a consultoria foram essenciais para a autonomia da empresa, possibilitando processos mais rápidos e independentes. 

A implementação de todas as propostas levantadas, conjuntamente com o engajamento de toda a empresa, proporcionou resultados positivos relacionados a qualidade dos eventos e solucionou o problema de atrasos e cancelamentos. 

Por consequência toda a mudança gerada na empresa refletiu na cidade de Maringá. Já que essa empresa cria cerca de 540 empregos diretos e indiretos em um único evento. 

Dessa forma podemos estimar que no período de um ano o resultado seria de 6.480 oportunidades de emprego. Isso corresponde a quase 40% da quantidade de desempregados em Maringá, segundo dados divulgados pelo IBGE.