Automação de processos: o que dá para automatizar
Onde a automação de processos funciona de verdade?
Quando alguém fala em automação, a primeira imagem que vem à cabeça é um braço robótico numa linha de montagem. Só que o tempo que uma empresa perde não está dentro da máquina. Ele está no caminho entre um sistema e outro.
É a planilha que alguém preenche à mão. É o e-mail que fica esperando resposta para a etapa seguinte começar. É o relatório que alguém monta de novo toda segunda-feira.
Uma pesquisa da Asana com mais de 13 mil profissionais mostrou que quase
dois terços do dia de quem trabalha com informação vão para tarefas em volta do trabalho: procurar dado, cobrar status, repetir a mesma informação em três lugares. É esse tempo que a
automação de processos ataca. E ele existe no escritório, na fábrica e na empresa de serviços.
O que é automação de processos?
Automação de processos é trocar o trabalho manual e repetitivo por um fluxo que roda sozinho, com regra definida e resultado previsível.
Na prática, ela liga os sistemas que a empresa já usa, como formulário, planilha, e-mail, banco de dados e ERP (o sistema de gestão da empresa), e executa a sequência de tarefas que hoje alguém faz na mão.
Mas não é qualquer tarefa que vale automatizar. A boa candidata tem três características:
- Acontece muitas vezes. Uma vez por ano não compensa.
- Segue uma regra clara, que alguém consegue escrever passo a passo.
- Passa por mais de um sistema ou mais de uma pessoa. É aí que o tempo se perde.
Decidir, negociar e julgar continua sendo trabalho de gente. Digitar, conferir regra e avisar o próximo da fila, não.
O que dá para automatizar em um escritório?
No administrativo, o tempo não se perde em tarefa difícil. Ele se perde em copiar informação de um lugar para outro e em esperar a vez.
Os casos que mais aparecem quando visitamos uma empresa:
- Financeiro: ler notas fiscais, conferir extrato com o sistema e cobrar quem está em atraso.
- Relatórios: juntar dados de várias fontes e enviar em dia e hora fixos, sem ninguém montando planilha.
- Aprovações: compras, reembolsos e descontos que hoje andam por e-mail e passam a seguir um caminho com responsável e prazo.
- RH: triagem de candidatos, admissão e a lista de tarefas de quem está entrando.
- Conversa entre sistemas: o dado é digitado uma vez e aparece no ERP, no CRM (o sistema de vendas) e na planilha, sem ninguém redigitar.
E na indústria?
Na indústria existem duas automações diferentes, e elas costumam ser confundidas.
A primeira é a do
equipamento: sensor, CLP (o computador que controla a máquina), inversor, robô. Ela exige compra de hardware.
A segunda é a da
informação: o apontamento de produção, o registro de parada, a baixa no estoque, a abertura de ordem de manutenção. Essa, na maioria das vezes, só precisa conectar o que já existe.
Segundo a Sondagem Especial da CNI sobre Indústria 4.0,
7 em cada 10 indústrias brasileiras já usam alguma tecnologia digital. A mais comum é a automação com sensores, presente em 46% delas. Ao mesmo tempo,
66% dizem que o custo é a maior barreira. Ou seja, a máquina muitas vezes já gera o dado, e ele morre num formulário de papel antes de chegar ao sistema.
O que as empresas automatizam nessa segunda camada:
- Apontamento de produção e de paradas, sem ninguém digitando no fim do turno.
- Movimentação de estoque e consumo de material, direto no ERP.
- Registro da inspeção de qualidade, com aviso automático quando o valor sai do padrão.
- Abertura de ordem de manutenção disparada por horas de uso, contagem de peças ou alarme da máquina.
E no mercado de serviços?
Quem vende serviço vende hora e rapidez na resposta. Por isso, aqui a automação age em dois lugares: na porta de entrada, para o cliente não esperar, e no administrativo, para a equipe não gastar a hora que ela poderia faturar.
- Receber e encaminhar pedidos direto para quem resolve.
- Agendar, confirmar e lembrar, o que reduz falta e remarcação.
- Montar propostas e contratos com dados que já estão no sistema.
- Cobrar, fazer o follow-up e emitir a nota no fim da entrega.
- Enviar relatório para o cliente no mesmo dia todo mês.
A Gartner, empresa de pesquisa de tecnologia, calcula que até 2029 a inteligência artificial vai resolver sozinha
80% das dúvidas mais comuns de atendimento. Mas atenção ao que esse número diz. "Dúvidas comuns" não é "atendimento inteiro". E a mesma Gartner estima que
mais de 40% dos projetos de IA serão cancelados até 2027, porque começaram sem ninguém definir o ganho esperado.
Achei o processo. E agora?
Reconhecer a tarefa que pede automação é a parte fácil. Bastam poucos minutos de conversa com quem faz o trabalho. As duas perguntas seguintes são as que decidem o projeto, e cada uma delas dá um texto.
A primeira é
com o quê. Existem tipos de ferramenta bem diferentes entre si: plataformas que ligam sistemas (n8n, Make, Zapier, Power Automate), robôs que operam telas de sistemas antigos, ferramentas que organizam o caminho do trabalho. Escolher o tipo errado é o que faz um projeto custar várias vezes mais do que deveria. O comparativo completo, com o lado bom e o lado ruim de cada uma, está em
ferramentas de automação de processos.
A segunda é
se compensa. A conta cabe em quatro linhas, e nem sempre o resultado é positivo. Processo que muda de regra toda semana, volume baixo ou regra que ninguém consegue escrever sai mais caro automatizado do que na mão. Como fazer essa conta, quando não vale a pena e o que acontece com a segurança dos seus dados está em
vale a pena automatizar processos?.
E se você já quer conversar sobre um processo específico da sua empresa, a Dinâmica faz um diagnóstico inicial gratuito:
fale com a gente.
DIAGNÓSTICO GRATUITO
Preencha o formulário para agendar um diagnóstico gratuito conosco e descobrir quais são as oportunidades de melhoria para a sua empresa.
Formulário de Diagnóstico
Contact Us
