Toda proposta de automação chega nas mesmas duas perguntas: quanto isso devolve e o que pode dar errado.

As duas têm resposta objetiva. A primeira é uma conta simples, que cabe em quatro linhas. A segunda é uma lista de cuidados que existem, ou não existem, no fluxo que vai ser construído.

Este texto responde às duas. Se você ainda está procurando onde a automação se aplica, comece por o que dá para automatizar em escritório, indústria e serviços. Se a dúvida é qual ferramenta usar, o comparativo está em ferramentas de automação de processos.

Afinal, vale a pena?

A conta é mais simples do que parece. São quatro passos.

1. Quanto tempo o processo consome hoje. Imagine duas pessoas gastando 50 minutos por dia lançando pedidos que chegam por e-mail. São 100 minutos por dia, o que dá cerca de 35 horas por mês.

2. Quanto vale essa hora. Um salário de R$ 2.800 custa mais que R$ 2.800 para a empresa. Com os encargos, o custo real fica em torno de 70% acima disso, ou seja, R$ 4.760 por mês. Dividindo por 176 horas de trabalho no mês, a hora sai a aproximadamente R$ 27. As 35 horas equivalem a cerca de R$ 950 por mês.

3. Quanto custa automatizar. Some três coisas: a construção do fluxo, que você paga uma vez, a licença ou o servidor, que você paga todo mês, e a manutenção. Vamos dizer R$ 6.000 na construção e R$ 150 por mês depois dela.

4. Em quanto tempo se paga. O ganho líquido por mês é de R$ 950 menos R$ 150, ou seja, R$ 800. Dividindo os R$ 6.000 por R$ 800, chega-se a 7,5 meses. A partir do oitavo mês, o ganho é só ganho.

Os números acima são exemplo. Refaça a conta com os seus.

Para comparação, uma pesquisa da Deloitte mostra que projetos de automação em grandes empresas levam, em média, 22 meses para se pagar. Projetos bem escolhidos em empresas menores tendem a se pagar antes, porque atacam um processo específico em vez de implantar uma plataforma inteira.

Duas coisas podem derrubar essa conta. A primeira: hora economizada só vira resultado se for usada em outra coisa. Se ninguém combinar o que a equipe vai fazer com o tempo que sobrou, o ganho não aparece em lugar nenhum. A segunda: o tempo raramente é o maior ganho. Erro de digitação que deixou de acontecer, multa que não foi paga, cliente que não desistiu de esperar e indicador em que dá para confiar pesam mais que as horas.

Quando não vale a pena automatizar

Esta é a parte que raramente aparece em material de venda, e é a mais útil:

• O processo muda de regra toda semana. Manter o fluxo vai custar mais que fazer na mão.
• O volume é baixo. Dez minutos por mês não pagam projeto nenhum.
• Ninguém consegue escrever a regra, porque cada caso é decidido na hora, com julgamento.
• O processo deveria ser eliminado, não automatizado. Automatizar um desperdício só faz o desperdício acontecer mais rápido.
• Ninguém vai ficar responsável pelo fluxo depois da entrega. Automação sem dono e sem documentação dura até a primeira mudança no negócio.

Na mesma pesquisa da CNI sobre Indústria 4.0, 25% das indústrias dizem que não investem porque não sabem qual é o retorno. E aí está o ponto: a pergunta a fazer não é "vale a pena automatizar?", e sim "qual processo vale automatizar primeiro?".

E os meus dados, ficam expostos?

Quem faz a conta chega logo na segunda dúvida, e ela merece resposta antes da assinatura: um programa passa a ter a chave que hoje está no bolso de uma pessoa.

Em resumo, três pontos. Você escolhe por onde o dado passa, porque algumas ferramentas rodam dentro da infraestrutura da própria empresa e não na nuvem do fornecedor. Um fluxo bem construído guarda senha em cofre, entra nos sistemas com permissão reduzida e registra cada execução, o que o processo manual não faz. E a LGPD fica mais fácil de cumprir depois da automação, porque o desenho do fluxo obriga a empresa a escrever qual dado trata, por quanto tempo guarda e quem acessa.

Os cinco cuidados que um fluxo precisa ter, e o que fazer quando ele falha, estão detalhados em uma seção do nosso texto sobre segurança digital para empresas.

Como isso aparece na prática?

Em um dos projetos da Dinâmica Consultoria, uma transportadora levava, em média, cinco dias para dar retorno a um candidato a motorista. Nesse tempo, boa parte dos motoristas já havia aceitado proposta de outra empresa.

O problema não era falta de gente no recrutamento. Era fila entre as etapas: o cadastro esperava alguém abrir, esperava a vez na lista, esperava o recrutador acabar a tarefa anterior.

Com o fluxo recebendo o cadastro, conferindo os requisitos por regra e respondendo na hora, o tempo médio de resposta caiu de 5 dias para 5 minutos, com a mesma equipe e sem trocar nenhum sistema. O ganho não veio de acelerar a triagem. Veio de tirar a espera do meio do caminho.

Os outros dois indicadores do projeto, o ganho de capacidade do time de recrutamento e a redução do prazo total de contratação, estão no case completo:  triagem de motoristas, de 5 dias para 5 minutos, junto com o desenho do fluxo e o que ficou com a equipe depois da entrega.

Por onde começar

O primeiro passo não é escolher a ferramenta. É medir onde o tempo está parado. Na maioria dos processos, o tempo de espera é maior que o tempo de execução, e é por isso que tanta automação bem construída entrega pouco: ela acelera a etapa que já era rápida.

Se a leitura fez você pensar em dois ou três processos da sua empresa, o diagnóstico já começou. A Dinâmica trata automação de processos como projeto de engenharia, e não como instalação de software: primeiro a gente acompanha a rotina real, estima o ganho de cada etapa e só depois monta o fluxo.

O diagnóstico inicial é gratuito. E mesmo quando a conclusão é "esse processo não compensa automatizar", você sai dele sabendo onde está o tempo perdido. Fale com a gente.