Otimização de Processos | Tempo de operação reduzido de 8 horas para 3 minutos

O projeto de Otimização de Processos é focado na análise crítica e aprofundada dos processos existentes na empresa. 

Assim, tendo como pilar a análise crítica, esse projeto permite que oportunidades de melhoria sejam identificadas, planos de ação aplicados e ganhos significativos de tempo e dinheiro sejam obtidos. 

A consultoria em questão foi desenvolvida no setor de seguros agrícolas em uma corretora de seguros da cidade. Porém, mesmo tendo suas atividades direcionadas para outros dois tipos de seguros, era o setor agrícola que possuía a maior carga operacional. 

Dessa forma, o trabalho foi desempenhado com o objetivo de levantamento de oportunidades de melhorias e redução da carga operacional dos colaboradores do setor. 

Logo, devido a essa alta carga operacional, a corretora também sofria com a alta rotatividade dos funcionários. 

Com isso, os principais planos de ação desenvolvidos durante o projeto tinham como principal objetivo a redução do tempo e repetitividade das atividades. 

Desenvolvimento do Projeto

Para que um projeto de Otimização de Processos seja executado da forma mais correta e que gere os melhores resultados, é necessário que seja dividido em 6 partes: Reconhecimento e análise dos processos, Identificação de Oportunidades de Melhoria, Priorização de Melhorias, Implementação, Acompanhamento e Correção. 

Reconhecimento e Análise dos Processos

A primeira etapa do projeto foi pautada no reconhecimento das atividades desenvolvidas pelos colaboradores do setor agrícola da corretora. 

Para que a equipe adquirisse o conhecimento necessário do projeto, essa etapa foi desenvolvida por meio de entrevistas com os responsáveis de cada processo. 

Além disso, a observação e o acompanhamento das atividades foram essenciais para o aprofundamento do conhecimento sobre o fluxo dos processos desenvolvidos. 

Identificação de Oportunidade de Melhoria

Posteriormente ao reconhecimento, foi possível identificar tanto pontos de melhoria complexos, quanto pontos de melhoria simples que resultariam em ganhos altamente significativos. 

Deste modo, as oportunidades de melhoria foram listadas juntamente com seus respectivos planos de ação e implicações. 

Desta forma, a lista apresentada facilitaria o processo de tomada de decisão da próxima etapa, a Priorização de Melhorias. 

Priorização de Melhorias e Implementação

A priorização de melhoria é um processo que ocorreu entre a equipe que desenvolveu o projeto e o cliente. 

Para que a melhor solução fosse tomada, a equipe expôs as análises feitas para o cliente. Então, a oportunidade considerada como ganho rápido  foi a priorizada. 

O gargalo que seria tratado era o processo de geração de relatórios para os clientes da corretora. Portanto, esse processo tomava o dia inteiro de trabalho dos colaboradores. 

A geração de relatórios era uma atividade onde os colaboradores exportavam relatórios para uma planilha Excel que possuía dezenas de colunas e milhares de linhas. 

Tendo esse documento em mãos, algumas colunas eram excluídas, pois eram informações que não necessitavam ir para os clientes. Após isso, as informações sobre o seguro de cada cliente tinham que ser salvas em uma planilha separada. 

O padrão de salvamento tinha que ter o nome do cliente, o que fazia com que a atividade se tornasse ainda mais exaustiva. Além do processo de salvamento, os relatórios tinha que ser enviados para os clientes, um a um. 

Visto que cada colaborador possuía em média 100 clientes, o processo de salvamento e envio era realizado 100 vezes por semana. Com isso, acarretava em um dia inteiro só focado nessa atividade. 

Geração de Relatórios

Para sanar o gargalo de geração e salvamento de relatórios, desenvolvemos uma planilha que, além de ser fácil sua utilização, era intuitiva. 

Dessa forma, importando a planilha geral, com todas as informações de todos os clientes para a nossa planilha, o colaborador gerava todos os relatórios em menos de 3 minutos. 

Assim, bastava o colaborador clicar em gerar relatórios que a planilha iniciava o salvamento de planilhas individuais com o padrão de salvamento especificado. 

Envio de E-mails

Para o envio de e-mails, foi sugerida ao cliente a contratação de uma plataforma RPA (Robotic Process Automation) a qual enviaria automaticamente todos os e-mails dos clientes. 

Resultados Obtidos

Então, atendendo o objetivo de reduzir a carga operacional e atividades repetitivas do setor agrícola, o projeto se encerrou. Como resultado, tivemos a redução de atividades que eram realizadas em 8 horas de trabalho para menos de 3 minutos.

Com isso, os colaboradores tiveram mais tempo para desempenharem outras atividades que agreguem maior valor para os clientes. 

Além das melhorias implementadas, a empresa possui em mãos um backlog com outras oportunidades de melhoria e com seus respectivos planos de ação que podem ser aplicados.