Gerenciamento de tempo | Ferramentas para otimização e organização

Heloisa Mrachina • mai. 19, 2023

Gerenciamento de tempo | Ferramentas para otimização e organização 

A organização e gerenciamento de tempo são habilidades essenciais em nossas vidas pessoais e profissionais. Com um bom gerenciamento, podemos aumentar nossa produtividade, alcançar nossos objetivos e reduzir o estresse.


Neste blog, abordaremos algumas ferramentas, dicas e metodologias que podem ajudar a melhorar a organização e o gerenciamento do seu tempo.


Ferramentas de gerenciamento de tempo


Existem várias ferramentas disponíveis para ajudar a gerenciar o tempo, desde aplicativos de produtividade até planners tradicionais. Elas vem com poder de facilitar no dia dia para organização das tarefas e lembretes, não permitindo que passe como esquecido. Algumas ferramentas utilizadas são:


Trello


O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos baseado em quadros virtuais. Ele é projetado para ajudar indivíduos e equipes a organizar tarefas, acompanhar o progresso e colaborar de forma eficiente. O Trello usa o conceito de "kanban", que é uma abordagem visual para gerenciamento de projetos.


Nele você cria quadros para representar diferentes projetos, tarefas ou fluxos de trabalho. Cada quadro é dividido em listas verticais, que podem ser personalizadas de acordo com as necessidades do usuário. Essas listas geralmente representam diferentes estágios de um projeto, como "A fazer", "Em andamento" e "Concluído". Dentro de cada lista, você cria cartões para representar tarefas individuais.


Resumindo é um aplicativo de gerenciamento de projetos que utiliza quadros virtuais, listas e cartões para ajudar indivíduos e equipes a organizar, rastrear e colaborar em tarefas e projetos de forma visual e eficiente.


Asana


O Asana é um aplicativo de gerenciamento de projetos assim como o Trello e colaboração que ajuda equipes a organizar, acompanhar e concluir tarefas. Ele fornece uma plataforma centralizada onde os membros da equipe podem colaborar, comunicar-se e manter o controle do progresso do trabalho.


No Asana, você pode criar projetos e atribuir tarefas a membros da equipe. Cada tarefa pode ter uma descrição detalhada, prazo, etiquetas e anexos de arquivos relevantes. Os projetos são organizados em uma estrutura hierárquica de lista de tarefas, subtarefas e seções, permitindo que você divida o trabalho em partes gerenciáveis.


Em resumo, o Asana é um aplicativo de gerenciamento de projetos e colaboração que permite criar projetos, atribuir tarefas, acompanhar o progresso e colaborar com membros da equipe. Ele ajuda a manter a organização, facilita a comunicação e garante que as tarefas sejam concluídas de forma eficiente.


Google Agenda


A Google Agenda é uma ferramenta de gerenciamento de tempo e agendamento oferecida pela Google. Ela permite que os usuários organizem seus compromissos, eventos e tarefas em um calendário digital acessível em diferentes dispositivos. Os usuários podem criar eventos, adicionar detalhes como data, horário, local, descrição e convidados. Além disso, é possível definir lembretes para receber notificações antes dos eventos agendados.


Uma das principais vantagens da Google Agenda é sua capacidade de integração com outras ferramentas do ecossistema Google. Por exemplo, você pode sincronizar seu calendário com o Gmail, de modo que os eventos mencionados nos e-mails sejam automaticamente adicionados ao seu calendário. Além disso, é possível compartilhar calendários com outras pessoas, permitindo a colaboração e o agendamento de compromissos em grupo.

Planner de papel


Se você prefere um método mais tradicional, um planner de papel pode ser uma boa opção. Há muitas opções disponíveis no mercado, desde planners semanais até diários.


Dicas para melhorar a organização e o gerenciamento de tempo


Além de usar ferramentas de gerenciamento de tempo, existem outras dicas que podem ajudar a melhorar a organização e o gerenciamento de tempo. Não existe uma formula secreta, mas seguindo essas dicas você pode atingir a conclusão assertiva das suas tarefas.


Priorize suas tarefas


Antes de começar o dia, faça uma lista de todas as tarefas que precisa realizar e priorize-as. Comece pelas tarefas mais importantes ou urgentes.


Defina prazos realistas


Ao definir prazos para as tarefas, certifique-se de que eles sejam realistas e levem em consideração outras tarefas e compromissos.


Crie blocos de tempo para tarefas específicas


Em vez de tentar fazer várias tarefas ao mesmo tempo, crie blocos de tempo para tarefas específicas. Isso pode ajudar a melhorar a concentração e a produtividade.


Use a técnica Pomodoro


 A técnica Pomodoro é uma metodologia de gerenciamento de tempo que envolve trabalhar em blocos de tempo de 25 minutos, seguidos por uma pausa de 5 minutos. Após quatro blocos de 25 minutos, faça uma pausa mais longa de 15 minutos. Essa técnica pode ajudar a aumentar a produtividade e a reduzir a fadiga.


Metodologia Pomodoro


A técnica Pomodoro é uma metodologia de gerenciamento de tempo que foi desenvolvida no final dos anos 1980 por Francesco Cirillo. A técnica é baseada em trabalhar em blocos de tempo de 25 minutos, seguidos por uma pausa de 5 minutos. Após quatro blocos de 25 minutos, faça uma pausa mais longa de 15 minutos.

 

Como funciona


  • Escolha uma tarefa para realizar.
  • Defina um cronômetro para 25 minutos e comece a trabalhar na tarefa.
  • Quando o cronômetro tocar, faça uma pausa de 5 minutos. Use esse tempo para descansar, fazer um lanche ou qualquer outra atividade relaxante.
  • Após a pausa de 5 minutos, retome o trabalho na tarefa por mais 25 minutos.
  • Repita esse ciclo de trabalho de 25 minutos seguidos por uma pausa de 5 minutos por mais três vezes, totalizando quatro blocos de trabalho.
  • Após completar quatro blocos de trabalho, faça uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos.
  • Use esse tempo para relaxar, esticar as pernas ou fazer algo que você goste.


A técnica Pomodoro é eficaz porque combina períodos concentrados de trabalho com intervalos regulares de descanso. Isso ajuda a manter a motivação, a evitar a exaustão e a aumentar a produtividade. Ao utilizar a técnica, é importante eliminar as distrações durante os períodos de trabalho. Desligue as notificações do celular, feche as abas não relacionadas à tarefa em seu navegador e encontre um local tranquilo para trabalhar.


Conclusão


A organização e o gerenciamento de tempo são habilidades valiosas que podem ajudar a melhorar sua produtividade e reduzir o estresse. Utilizar ferramentas de gerenciamento, como aplicativos ou planners, pode ajudar a manter suas tarefas e compromissos organizados. Seguir dicas como priorizar tarefas, definir prazos realistas, criar blocos de tempo dedicados e utilizar a técnica Pomodoro pode ajudar a maximizar seu tempo e alcançar seus objetivos de forma mais eficiente. Lembre-se de que cada pessoa é única, então experimente diferentes abordagens e metodologias para descobrir o que funciona melhor para você. A chave é encontrar um sistema que seja prático e sustentável a longo prazo. Com prática e persistência, você pode aprimorar suas habilidades de organização e gerenciamento de tempo, aproveitando ao máximo cada dia.


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Durante o período de integração, é importante que o novo funcionário se sinta acolhido e que tenha acesso às informações necessárias para desempenhar suas funções. Outro fator crucial é o ambiente de trabalho , onde a empresa deve priorizar o conforto e proporcionar boas condições para seus colaboradores. Além disso, é essencial cultivar uma cultura inclusiva , que celebre a diversidade e respeite as diferenças individuais. A comunicação desempenha um papel fundamental na experiência do colaborador . A empresa deve manter canais abertos de diálogo, incentivando os funcionários a expressarem suas opiniões e sugestões. Além disso, é importante que haja um feedback constante sobre o desempenho dos funcionários, reconhecendo seus sucessos e apontando oportunidades de crescimento. Quais são as dores quanto as colaboradores pós pandemia No mundo pós pandêmico vimos que o trabalho híbrido veio para ficar, onde cada vez mais os empresários e colaboradores estão dispostos a realizar suas atividades e responsabilidades de forma online, seja uma reunião, processo seletivo, treinamento de uma equipe ou até celebrações, tudo à distância. 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Assim, a partir dessas métricas e da pesquisa de clima organizacional, será possível entender quais aspectos da jornada do colaborador devem ser melhorados para que os funcionários desenvolvam as suas atividades com mais plenitude. Por fim, as melhorias levantadas serão padronizadas e documentadas para que se tornem um processo contínuo na cultura da empresa . Como exemplo uma entrega realizada pela dinâmica feito para uma organização que atua na área de saúde ocupacional realizando exames admissionais, periódicos e demissionais onde a insatisfação dos funcionários implicava diretamente na insatisfação dos clientes da empresa. Em um período de dois meses pós-projeto, o crescimento obtido no NPS foi de 10,45% quando comparado com a do início da consultoria, obtendo uma nota 74 de satisfação dos clientes. Além disso, ao comparar o desempenho da empresa inserido no cenário brasileiro, a organização está entre as melhores do seu setor, sendo 9,98% acima da média nacional. Portanto, o sonho inicial do cliente de se tornar uma empresa referência no ramo de saúde ocupacional está sendo concretizado graças a experiência do colaborador e o trabalho da equipe harmoniosa . As vantagens As vantagens de uma boa experiência do colaborador são diversas e podem ser observadas em diferentes áreas da empresa. As principais vantagens são: Maior produtividade Funcionários que têm uma boa experiência no trabalho tendem a ser mais produtivos . Eles se sentem motivados a fazer o melhor e se comprometem com os objetivos da empresa. Isso resulta em uma maior eficiência e qualidade na execução das tarefas. Engajamento Quando um funcionário tem uma boa experiência no trabalho , ele se sente mais conectado com a empresa. Ele se identifica com a cultura organizacional , a missão e os valores da organização . Esse engajamento é importante para a criação de um ambiente de trabalho colaborativo e produtivo. 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