Ciclo PDCA: um guia prático em 4 etapas

Antes que eu comece a falar sobre o ciclo PDCA, preciso te fazer uma pergunta! Você saberia dizer quais são os dois tipos de metas que todas as organizações desejam atingir? Se você parar para pensar, vai perceber que podemos separá-las em dois grupos:

• resultados que se deseja melhorar;
• resultados que se deseja manter.

O método PDCA de melhoria contínua é capaz de abranger esses dois tipos de metas, pois é composto do ciclo PDCA e do ciclo SDCA.

O primeiro é composto pelas etapas de planejamento, execução, verificação e ação, enquanto o segundo substitui a etapa de planejamento pela de padronização.

A padronização ocorre para manter os resultados positivos obtidos a partir do ciclo PDCA, e pode ser realizada por meio de mapeamentos de processos do tipo fluxograma, mapa SIPOC, POPs (processo operacional padrão), entre outras opções existentes.

Nesse conteúdo iremos aprofundar os conhecimentos sobre o ciclo PDCA, por meio de um passo a passo para executá-lo em sua empresa!

Recomendamos uma leitura completa desse conteúdo e, em seguida, a retomada de cada uma dos tópicos para auxiliá-lo(a) na execução. Então, continue acompanhando o post!

Ciclo PDCA – Etapa 1: Planejamento

A etapa de Planejamento é composta de quatro fases: identificação do problema, observação, análise e plano de ação.

Identificação do problema

Para a fase de identificação do problema, recomenda-se a execução das seguintes cinco tarefas:

• Escolha do problema
  Levantamento de possíveis problemas e priorização de um problema específico a ser trabalhado, de acordo com o nível de importância;
• Histórico do problema
  Levantamento de dados históricos do problema a ser solucionado, para que se tenha informações como sua frequência e forma de ocorrência, dados quantitativos, gráficos, fotografias e demais informações sobre o processo envolvido;
• Mostrar perdas atuais e ganhos viáveis
  Evidência e cálculo das perdas que vêm ocorrendo por conta do problema. Além disso, consiste no levantamento de dados de benchmarking.
  Estes podem ser obtidos ou com empresas que já superaram o mesmo tipo de problema, ou de períodos em que a própria empresa não sofria com o mesmo;
• Fazer análise de Pareto
  Destrinchamento do problema em problemas menores. Pode-se utilizar a análise de Pareto com a finalidade de priorizar aqueles problemas que mais afetam os resultados da empresa;
• Nomear responsáveis
  Definir um responsável ou equipe responsável e seu líder para executarem o ciclo de melhoria. Essa é uma etapa crucial, visto que atividades sem responsáveis raramente são executadas.

Observação

Para a fase de observação, recomenda-se a execução das seguintes três tarefas:

• Descoberta das características do problema através de coleta de dados
  Estratificação dos problemas sob diferentes pontos de vista. Por exemplo: períodos do dia, dias da semana, locais e condições diferentes.
  Pode ser utilizada a ferramenta 5W1H (adaptação da 5W2H) a fim de coletar as diferenças situacionais. Você pode baixar nossa ferramenta gratuita de 5W2H que disponibilizamos aqui!
  Em seguida, faz-se uma análise de Pareto de acordo com as estratificações. Por fim, estabelece-se uma meta e um plano de ação para cada problema menor;
• Descoberta das características do problema por meio de observação no local
  Análise do local onde o problema ocorre/ocorreu, com o intuito de levantar informações não perceptíveis em dados numéricos. Pode-se utilizar câmera de vídeo e fotografia;
• Cronograma, orçamento e meta
  Definição dos períodos para a realização de cada etapa do PDCA. Antes que se inicie a próxima etapa, deve-se definir o orçamento e metas a serem atingidas.

Análise

Para a fase de análise, recomenda-se a execução das seguintes três tarefas:

• Definição das causas influentes
  Reunião das pessoas capazes de ajudar a identificar as possíveis causas do problema com brainstorming ou métodos alternativos de levantamento de informações.
  Distribuição das causas em um diagrama de causa e efeito, organizando das causas mais gerais até as causas secundárias, terciárias, etc. de forma lógica e visual;
• Escolha das causas mais prováveis
  Com base nos dados levantados anteriormente e na opinião de pessoas experientes, deve-se selecionar as causas mais prováveis;
• Análise das causas mais prováveis
  Coleta e análise de dados das causas selecionadas na etapa anterior. Recomenda-se utilizar o gráfico de Pareto para priorizar e o diagrama de correlação para identificar se realmente existe relação entre a possível causa e o efeito (problema).

Em sequência, caso nenhuma causa mais provável tenha sido confirmada, deve-se retornar para a segunda tarefa desta fase. Caso contrário, deve-se seguir para um teste de consistência da causa fundamental, onde existe uma reflexão sobre a possibilidade de bloquear as causas confirmadas.

Caso exista, pode-se prosseguir para a próxima fase. Em contrapartida, caso não exista, deve-se transformar essa causa no novo problema e retornar para a primeira tarefa desta fase.

Plano de ação

Para a fase de plano de ação, recomenda-se a execução das seguintes duas tarefas:

• Elaboração da estratégia de ação
  Levantamento de ações a serem realizadas, certificando-se de atuar sobre as causas, e não sobre os efeitos.
  Além disso, deve-se garantir que não haja efeitos colaterais possíveis ou que sejam adotadas ações contra eles. Deve-se selecionar as melhores ações propostas analisando a eficácia e custo de cada uma;
• Elaboração do plano de ação para o bloqueio e revisão do cronograma e orçamento final
  Definição dos sete pontos do 5W2H para as ações selecionadas, bem como as metas a serem atingidas e os itens de controle e verificação.

Ciclo PDCA – Etapa 2: Execução

A etapa de Execução é composta apenas pela fase de execução.

Execução

Para a fase de execução, recomenda-se a execução das seguintes duas tarefas:

• Treinamento
  Apresentação das atividades de todos os envolvidos e, caso necessário, treinamento aprofundado para sua execução, bem como explicação da razão de serem realizadas;
• Execução da ação
  Execução e registro das ações planejadas, bem como coleta dos resultados.

Ciclo PDCA – Etapa 3: Verificação

A etapa de Verificação é composta apenas pela fase de verificação.

Verificação

Para a fase de verificação, recomenda-se a execução das seguintes três tarefas:

• Comparação dos resultados
  Comparação de dados coletados antes e após a implementação das ações. Os dados devem ser analisados de forma pura e transformada em termos monetários;
• Listagem dos efeitos secundários
  Identificação de efeitos secundários que possam ter sido acarretados pelas ações implementadas;
• Verificação da continuidade ou não do problema
  Verificação dos resultados das ações implementadas sobre o problema. Caso não tenha sido efetivo, deve-se retornar para a fase 2. Caso contrário, deve-se prosseguir.

Ciclo PDCA – Etapa 4: Ação

A etapa de Ação é composta de duas fases: padronização e conclusão.

Padronização

Para a fase de padronização, recomenda-se a execução das seguintes quatro tarefas:

• Elaboração ou alteração do padrão
  Estabelecimento de um novo padrão operacional que inclua as novas atividades a serem realizadas. Deve-se incluir mecanismos à prova de falhas no processo, a fim de evitar erros na execução do trabalho;
• Comunicação
  Estabelecimento de data para início do novo modo de trabalho e alinhamento com todos os envolvidos;
• Educação e treinamento
  Comunicação dos novos padrões de trabalho para todos os envolvidos, explicando com clareza como deve ser feito e qual a importância disso. Antes de iniciar o novo modelo de trabalho, deve-se verificar a capacidade dos operadores de exercer as novas atividades;
• Acompanhamento da utilização do padrão
  Estabelecimento de um sistema de verificações periódicas, a fim de garantir que um problema já solucionado não reapareça.

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Conclusão

Para a fase de conclusão, recomenda-se a execução das seguintes três tarefas:

• Relação dos problemas remanescentes
  Deve-se delimitar as atividades quando o limite de tempo planejado for atingido e registrar o que e quando não foi realizado, bem como os resultados acima do esperado;
• Planejamento do ataque aos problemas remanescentes
  Organização dos itens pendentes para uma futura aplicação do método;
• Reflexão
  Análise das etapas do método de acordo com aspectos de organização e cumprimento de prazos do cronograma, qualidade da construção do diagrama de causa e efeito, adequação da equipe ao projeto e processos envolvidos, distribuição de tarefas e utilização das técnicas de solução de problemas.

Conclusão

Por fim, ao passar pelas 4 etapas do ciclo PDCA, cumprindo cada tarefa proposta, você terá finalizado um ciclo. A metodologia visa a melhoria contínua, portanto recomenda-se que esse processo seja executado sequencialmente.

E aqui vai uma dica muito importante:

Assim que executar pela primeira vez o ciclo PDCA, você irá perceber quais tarefas fazem sentido para a realidade de sua empresa e quais não fazem. Aquelas que não fizerem sentido podem ser removidas ou reformuladas, a fim de desenvolver uma metodologia única e adaptada.

Sendo assim, se você deseja padronizar e organizar as atividades da sua empresa afim de eliminar a falta de comunicação entre setores, e consequentemente, reduzir gargalos, o Mapeamento de Processos é o ideal para seu caso! 

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Vale ressaltar que as etapas e subetapas apresentadas neste conteúdo foram baseadas no livro Gerenciamento da Rotina de Trabalho do Dia a Dia. Recomendamos a leitura do livro escrito por Vicente Falconi, referência na área de Gestão Empresarial, a fim de aprofundar os conhecimentos aqui obtidos.