A metodologia 5S visa simplificar os procedimentos do ambiente de trabalho, de modo a organizá-lo e padronizá-lo, evitando o desperdício de recursos e aumentando a produtividade da empresa!

Manter o ambiente organizacional sempre organizado e arrumado pode até parecer fácil, mas sabemos que isso nem sempre acontece, não é mesmo?

Porém, manter todas as ferramentas, papéis, documentos e utensílios em ordem pode melhorar muito os resultados da sua empresa. E o melhor: existe uma ótima maneira de fazer com que isso aconteça através do 5S.

Sendo assim, se você deseja de fato organizar seu ambiente de trabalho e implementar bons hábitos na rotina da empresa, continue acompanhando o post!

Mas afinal, o que é o 5S?

A metodologia do 5S consiste em uma filosofia que surgiu no Japão pós-guerra para que o país aprendesse a lidar de forma mais eficiente com os poucos recursos que haviam restado.

Na época, a aplicação trouxe resultados muito bons ao país e não é atoa que atualmente é uma metodologia muito utilizada dentro das empresas ao redor do mundo inteiro.

Basicamente, o 5S visa reduzir ou até mesmo eliminar os desperdícios do negócio e criar uma mudança de hábito em todos os colaboradores e responsáveis pelas organizações.

Assim, a filosofia tem o objetivo de melhorar e aprimorar o ambiente de trabalho através da aplicação de 5 sensos, os quais, em japonês, se iniciam com a letra “S”. Desse modo, uma cultura de melhoria contínua é promovida.

Os 5 Sensos

Senso de Utilização (SEIRI)

O senso de utilização, também conhecido como Seiri, consiste no primeiro senso e passa a ideia de que os recursos devem estar disponíveis na quantidade ideal, de modo a eliminar utensílios que não são úteis ao processo ou à organização como um todo.

Assim, torna-se possível utilizá-los corretamente, além de melhorar e otimizar o ambiente de trabalho.

Senso de Organização (SEITON)

O segundo senso é de disposição, ou Seiton, e visa tornar o ambiente de trabalho mais eficaz. Ou seja, tem o objetivo de fazer com que os objetos e ferramentas necessárias sejam encontrados sem dificuldade.

Além disso, também prioriza a ordenação dos utensílios, ou seja, fazer com que cada um esteja disposto no lugar determinado e próprio a ele. Aqui, os objetos podem ser etiquetados para melhor identificação.

Senso de Limpeza (SEISO)

O terceiro senso é o Seiso, isto é, o senso de limpeza. Basicamente, visa passar a ideia de que é mais fácil não sujar, do que limpar. E isso não deixa de ser verdade, não é?

Então, esse senso tem o objetivo de conservar o ambiente e as ferramentas utilizadas no trabalho sempre limpas, de modo a evitar o desperdício de tempo.

Além disso, supondo que sua empresa seja uma fábrica, manter as máquinas limpas é uma forma de evitar que elas apresentem algum problema e precisem de manutenção, evitando gastos.

Também, com um ambiente organizacional higiênico, os colaboradores podem acabar se sentindo mais motivados, e consequentemente, acabam produzindo mais.

Senso de Padronização (SEIKETSU)

Também alinhado à motivação e engajamento dos colaboradores, o quarto senso é o Seiketsu, e tem como objetivo tornar o ambiente organizacional em um espaço acolhedor e confortável.

Ainda, tem a finalidade de promover e incentivar a melhoria contínua dentro da organização, fazendo com que seja de fato um ambiente agradável para estar inserido.

Senso de Disciplina (SHITSUKE)

Por fim, o quinto e último senso é o de disciplina, também chamado de Shitsuke, que, como o próprio nome já diz, visa implementar de fato a disciplina na rotina da organização.

Ou seja, tem o objetivo de manter os padrões estabelecidos de forma a colocar na prática e no dia a dia todos os sensos já citados acima.

Basicamente, tem a finalidade de tornar as boas práticas um hábito e fazer com que sejam extremamente presentes na cultura da empresa.

Por que implementar o 5S na sua empresa?

Mas por que exatamente implementar o 5S? Você deve estar se perguntando se realmente compensa o investimento e se vale a pena. Caso você ainda não tenha se convencido com a explicação dos sensos, trago aqui alguns fatores que podem te ajudar!

A implementação da metodologia do 5s, como citado anteriormente, traz inúmeras melhorias aos processos que ocorrem dentro da empresa.

Além disso, é uma metodologia simples, que não requer tanto trabalho para que seja implementada e o melhor: apresenta um custo baixo. Ou seja, sua empresa não precisa fazer um alto investimento para que possa colocar na prática o 5s.

Ainda, a metodologia pode ser aplicada tanto na organização inteira, quanto em apenas um setor específico, possibilitando uma mudança assertiva.

Também, com a metodologia aplicada, sua empresa será mais organizada e consequentemente, a produtividade aumentará e seus lucros também crescerão!

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Vale lembrar, também, que a implementação dos 5 sensos faz com que ocorra uma verdadeira mudança no mindset dos colaboradores, melhorando seus comportamentos e otimizando o ambiente de trabalho.

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Como implementar o 5S?

Agora, caso você tenha se interessado e deseja colocar em prática a metodologia dentro da sua empresa, trago aqui algumas dicas para te guiar nesse processo!

Primeiramente, vale ressaltar aqui que a implementação deve ser realizada em partes, ou seja, em algumas etapas para que se atinja o resultado esperado.

Planejamento

O primeiro passo, assim como em qualquer mudança que as empresas desejam realizar, é o planejamento. Nessa etapa inicial é fundamental definir quem serão as pessoas envolvidas no projeto, desde os responsáveis até os demais membros da equipe.

Em seguida, a equipe deve analisar todo o ambiente organizacional e identificar pontos de melhoria em toda a empresa, para assim, saber o que precisa ser melhorado.

Feito isso, alguns pontos devem ser priorizados. Ou seja, deve ser priorizado aquilo que é mais urgente, ou um setor que está enfrentando mais problemas.

Tendo em mente o que será feito e onde será feito, é hora de decidir quais serão as ferramentas utilizadas no processo de melhoria.

Posteriormente, os meios de comunicação devem ser estabelecidos, decidindo qual será a melhor forma de passar as mensagens para todos da equipe de forma clara e assertiva.

Além disso, é na fase do planejamento que o cronograma do projeto deverá ser feito. Isto é, estabelecer uma data de início e estipular um prazo para que as melhorias sejam feitas e cumpridas.

Documentar a situação antes do 5S

Assim que a equipe tiver decidido em qual área da empresa será aplicada a metodologia 5s, a mesma deve documentar exatamente como esse ambiente se encontra antes do início do projeto.

É recomendado que tudo seja descrito detalhadamente, podendo conter até mesmo fotos e vídeos caso a equipe concorde e ache necessário.

Essa etapa é importante para que não só a equipe, mas a organização inteira possa comparar as diferenças obtidas pelo projeto, e como isso impactou positivamente na empresa.

Ou seja, possibilitar que o antes e depois seja muito mais perceptível para todos os colaboradores.

Alinhamento com a equipe

Nessa etapa, a equipe toda deve se reunir para que os dados possam ser passados para a mesma, como forma de conscientizá-la a respeito da situação atual.

Além disso, o objetivo dessa reunião é fazer com que os envolvidos no projeto reconheçam a importância dele para que tenham responsabilidade com o compromisso assumido.

Disseminação do 5S

Aqui, mesmo que a metodologia seja implantada em apenas um setor, é fundamental que todos da empresa estejam cientes do andamento do projeto.

Ou seja, nessa etapa entra a questão da comunicação, que deve ser transparente e fazer com que todos os níveis da organização entendam o que está prestes a acontecer.

Algumas dicas são utilizar manuais visuais e quadros que transmitam o que está acontecendo, por exemplo.

Capacitação das equipes

Por fim, é hora de capacitar a equipe! Nessa fase, ocorrem vários tipos de treinamentos para que as pessoas envolvidas no projeto saibam como implementar os 5 sensos citados anteriormente com mais facilidade.

Assim, são discutidos desde os tópicos de melhoria, até a etapa de alinhamento. Vale lembrar que é essencial que haja uma discussão entre toda a equipe sobre o que pode ser otimizado.

Isso porque, muitas vezes as pessoas possuem visões diferentes a respeito de uma mesma situação, e um membro pode acabar enxergando problemas diferentes, ou formas de solucioná-los de formas distintas.

Conclusão

Concluindo, vimos que a metodologia 5s visa simplificar os procedimentos da empresa, de modo a otimizar o tempo e os recursos disponíveis.

Assim, seu produto ou serviço pode ser entregue com muito mais qualidade através da cultura da melhoria contínua. Ou seja, a metodologia, quando bem aplicada, traz inúmeros benefícios à empresa!

Sendo assim, caso queira implementar essa mudança de hábitos dentro do seu negócio, nós podemos te ajudar! A Dinâmica Consultoria oferece um serviço de Aplicação do 5S!

Essa aplicação promove disciplina e conscientização dos colaboradores acerca do que precisa ser feito, além de proporcionar um ambiente mais seguro.

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