A utilização de uma ferramenta eficiente para precificar um projeto de consultoria é uma aliada poderosa na negociação com o cliente e na busca de sua satisfação.

Esse processo não consiste em simplesmente estimar os possíveis custos do projeto para que seja realizado com sucesso, é uma etapa fundamental, que além de garantir a saúde financeira da empresa também representa um dos principais argumentos na hora de fechar o negócio.

O resultado da implantação desta ferramenta trouxe um crescimento exponencial no faturamento da Dinâmica Empresa Júnior, visto que não houveram propostas rejeitadas, o investimento em capacitação foi ampliado, tornando os projetos mais robustos e a gestão financeira mais confiável e eficaz.

Introdução

Toda organização, independente de possuir fins lucrativos ou não, deve cobrar um valor para suprir suas despesas básicas e assim se manter no mercado. Além disso, o preço de um projeto é um fator determinante na hora de conseguir prospectar e negociar com clientes.

Entre os anos de 2011 e 2012 definiu-se que era necessário dar mais credibilidade e criticidade ao Processo de Precificação, que era feito de maneira aleatória. Sem uma planilha que compilasse todas essas informações, os valores gastos durante o projeto eram estimados sem nenhum critério, extrapolando o valor cobrado. Além disso, durante esses dois anos, o planejamento estratégico da empresa tinha uma visão totalmente voltada para o mercado, sendo necessário que a Dinâmica tivesse uma posição mais profissional perante os clientes, e maior poder de argumentação durante a negociação. Visto que o preço ofertado é um dos principais atrativos na hora de prospectar clientes, viu-se que era o momento de renovar o processo de precificação.

Para que a mudança ocorresse, seria necessário uma planilha que não gerasse apenas um valor a ser cobrado pelo projeto, mas que levasse em consideração as especificações da consultoria e da empresa a ser trabalhada.

Desenvolvimento

Quando surgiu a necessidade de uma ferramenta que auxiliasse na precificação das consultorias, percebeu-se ser necessário não apenas definir quais pontos seriam considerados e como seriam tratados na precificação, mas também de que maneira seria determinado o custo da hora de trabalho. Sendo assim, a primeira medida tomada para profissionalizar o processo de precificação foi a definição do valor da hora da equipe de consultores.

Para a implementação desse processo se fez necessário o envolvimento e informações de todas as diretorias da empresa. Definiu-se que o valor da hora de trabalho seria calculado sobre todos os custos diretos e indiretos que a empresa possui. Logo, foi necessário realizar um levantamento dos custos envolvidos nas atividades da empresa, listando todo o seu patrimônio e pesquisando seu preço de compra, tempo de vida útil e preço de venda. Com essas informações, foi possível calcular a depreciação que esses valores sofrem através da seguinte fórmula: precificação = Valor total – (quantidade do item preço de venda) / tempo de vida (em semanas).

Após isso, foram determinados todos os custos fixos e custos de gestão que a empresa possui levando em conta o planejamento financeiro e os custos de depreciação dos materiais durante a consultoria, para assim determinar o custo mínimo cobrado por uma hora de trabalho. Esse valor garante que a empresa consiga realizar suas atividades de suporte para que a consultoria desenvolva-se conforme o planejado. Os dados foram compilados em uma planilha no Excel, denominada “Planilha de Custos”, onde esses valores são controlados e atualizados periodicamente. Tendo o valor mínimo da hora de trabalho definida, a próxima etapa foi elaborar a ferramenta que seria utilizada no processo de precificação. Nesta ferramenta, há um questionário objetivo que busca determinar o preço da hora a ser cobrado, segundo alguns parâmetros que caracterizam o projeto a ser realizado. Os critérios considerados são: porte do cliente, interesse/necessidade, complexidade de execução, urgência de início, número de consultores.

As respostas desse questionário possuem uma escala, onde quanto maior o resultado obtido, maior é o valor da hora. Se todas as perguntas forem respondidas com o menor valor, será cobrado o mínimo para cobrir todas as despesas básicas da empresa.

Foram estipulados pesos às questões relacionadas aos itens citados anteriormente. Os pesos foram determinados de acordo com o grau de influência na execução do projeto.

O valor obtido com o cálculo dos pesos e das respostas é utilizado em uma equação simples de primeiro grau para determinar qual o valor a ser cobrado. Com essas informações coletadas, o preço da hora de trabalho passou a ser determinado com maior criticidade.

Tendo essa etapa finalizada, definiu-se que seriam lançados todos os recursos necessários para a realização da consultoria, de acordo com o planejamento feito, sendo que estes: duração da consultoria / número de reuniões a serem realizadas, gastos com comunicação, quantidade de folhas utilizadas, número de visitas ao cliente, custos variáveis, percentual de imposto e margem de segurança. A partir dessas informações é gerado o valor total da consultoria.

No decorrer do projeto, o gerente da consultoria preenche a planilha com os gastos realizados. Estes são comparados com os valores orçados obtendo assim, a efetividade do planejamento feito até a última atualização. A partir dessas informações é gerado um relatório que possibilita análises sobre a gestão financeira dos gastos da consultoria e sobre o planejamento feito. Além disso, fornece informações sobre como foi a distribuição dos gastos durante a realização da consultoria. Com todos estes critérios de trabalho, obtem-se um planejamento, grenciamento e controle financeiro mais efetivos, que viabilizam todas as etapas do projeto.

Conclusão

A planilha de precificação representou uma grande mudança para determinar o preço da consultoria na Dinâmica Empresa Júnior, além de proporcionar uma maior facilidade na hora de gerenciar todos os custos da consultoria. Uma vez que a planilha passou a ser mais criteriosa, viu-se cada vez mais a necessidade de um planejamento mais acertivo e detalhado, com todas as atividades descritas.

A mudança tornou esse processo mais profissional e crítico. Essa nova realidade para a empresa permitiu um maior poder de argumentação na negociação com o cliente. Os benefícios da implemantação desse processo podem ser percebidos através dos resultados obtidos no ano de 2012 com o índice de 100% de aceitação nas propostas apresentadas pela empresa, índice este, que no ano de 2011 era de 46,7%. Esse amadurecimento pode ser percebido pelo crescimento financeiro de 103,8% em relação ao ano anterior.

É notório a melhoria na gestão financeira da empresa que possibilitou maiores investimentos em capacitação dos membros, aumento na qualidade dos projetos e o maior cumprimento do planejamento financeiro.