organização

Você já se encontrou em uma situação em que marcou um compromisso no mesmo horário de outro, sem perceber, e acabou perdendo um deles? Ou então foi dormir com a consciência pesada pelo número de tarefas que precisava realizar naquele dia e não realizou nem metade delas? Isso é reflexo da ausência de organização e significa que seus compromissos e tarefas estão perdidos dentro de sua cabeça, sem ordem alguma.

A definição de “Ordem” pode ser encontrada em um dicionário de língua portuguesa como “Disposição ou colocação metódica das coisas”. Desde os primórdios, os primatas se organizavam para que nunca faltasse alimento para seus sucessores. Senhores feudais organizavam seus feudos de maneira lógica respeitando a rotatividade de plantio e a sazonalidade e os generais romanos organizavam estratégias para derrotar seus inimigos de guerra. Sendo assim, o conceito de “Organização” sempre foi muito amplo e aplicável de inúmeras formas. É possível organizar fisicamente a disposição de objetos, organizar as pastas do computador de maneira lógica, organizar fotos de maneira cronológica e organizar uma infinidade de coisas de diversas maneiras.

Com o passar do tempo, a organização foi sendo mais necessitada e menos executada. As mentalidades tem se tornado mais ágeis e as pessoas mais ocupadas. Os dias foram sendo preenchidos com reuniões, aulas, palestras, consultas ao médico, manicure e outra infinidade de compromissos, tornando cada vez mais difícil o armazenamento dessas informações no cérebro e aumentando a necessidade de se ter uma rotina produtiva.

Para potencializar a produtividade do seu dia-a-dia, é fundamental que as coisas a sua volta estejam em ordem. Uma escrivaninha bagunçada, por exemplo, causa desânimo e falta de vontade de estudar. Já uma escrivaninha organizada, além de ser mais harmoniosa, estimula e motiva as boas práticas de produtividade, fazendo com que o estudo renda mais e melhor.

Jogar papéis usados no lixo e guardar livros que não estão sendo usados é fácil. Mas e aquelas tarefas atrasadas e compromissos enrolados? Como organizamos? Para ajudar, listei abaixo algumas ferramentas que auxiliam na organização pessoal do dia-a-dia e como elas funcionam.

• Compromissos (DigiCal)

Para obter uma rotina produtiva, é fundamental saber organizar e estabelecer os compromissos de cada dia. Para isso, indico aplicativos que funcionam no formato agenda calendário, como por exemplo, o DigiCal. Nele, é possível sincronizar compromissos de suas contas (pessoais, institucionais, etc.) de uma forma orgânica e prática, sendo cada um deles representado por um cartão.

Além disso, existem diversas maneiras de personalizar um compromisso. É possível estabelecer uma cor para cada cartão, seu horário de início e término, acionar alarmes como lembrete e determinar outros detalhes. O modo de visualização destes compromissos também pode ser adaptado em dias, semanas e meses, ficando a critério do usuário a escolha. Em celulares Android, existe a opção de adicionar o Gadget do DigiCal na tela inicial, deixando seus compromissos visíveis o tempo todo de forma rápida.

• Tarefas (Todoist)

Além de adminsitrar os compromissos diários, é importante também gerir as tarefas ou atividades que precisam ser executadas. O aplicativo sugerido, neste caso, é o Todoist. Nele, as tarefas são inseridas de maneira intuitiva e geram checklists de acordo com as especificações detectadas naquela atividade.

Quando uma tarefa é inserida na caixa de texto, o aplicativo detecta informações de data, local, hora e outros dados somente analisando o que foi escrito. Então se você escreve “Buscar o carro no mecânico dia 15/03”, essa atividade é automaticamente transferida para essa data. Se alguma tarefa não for concluída em sua data estabelecida, ela é marcada como “Atrasada” e você recebe instantaneamente uma notificação como lembrete de que aquilo deve ser feito. Além destas opções, é possível, também, dividir suas tarefas em pastas, por exemplo “Pessoal”, “Trabalho”, “Viagem” e “Estudos”.

• Agendas/Planners

Mesmo com a facilidade que a tecnologia proporciona, tem quem prefira o método tradicional de registrar tudo a caneta. Para isso, existem as antigas, mas insubstituível, agendas de papel. Hoje em dia, alguns campos foram adicionados a elas, transformando-as no que conhecemos como Planner (em tradução livre, “planejador”). Nele, é possível gerenciar, não somente compromissos e atividades, mas também suas contas a pagar, metas, indicações de livros e outras infinitas informações. Nas papelarias encontram-se diversas opções de Planners mas também existe a opção de montar um planner personalizado de acordo com as necessidades de cada um, acrescentando e movendo seções á seu critério.

• Gerenciamento de Projetos (Trello)

Direcionando para o gerenciamento de projetos, tanto pessoais quanto empresariais, o Trello é ideal! Nele, cada projeto é representado por um quadro e organizado em listas. Dentro de cada lista, criam-se cartões que representam as atividades que devem ser realizadas dentro daquela lista. É possível, também, mover os cartões-atividades de uma lista pra outra, funcionando de maneira semelhante a um quadro Kanban (To do, doing e done). Em sua versão gratuita, cada quadro pode ser melhorado com uma extensão de outra ferramenta. Por exemplo, é possível linkar seu quadro com a conta do Google Drive para armazenamento, transformar seu quadro para o formato de Sprint ou adicionar campos personalizáveis.

As opções são infinitas e na versão paga, é possível adicionar mais de uma extensão por quadro. O Trello é usualmente utilizado em computadores, porém um diferencial que ele trás é sua versão para celular que tem seu desempenho idêntico ao do computador, deixando para traz outras plataformas de gerenciamento de projetos.

Estas ferramentas são um ótimo auxílio para quem deseja se tornar mais organizado, porém, para que funcionem corretamente, é necessário ter disciplina para mantê-las sempre atualizadas e cumprir os compromissos e tarefas estabelecidos.

Este texto foi pautado em organização pessoal, mas a Dinâmica Consultoria realiza projetos que auxiliam empresas a atingir sua organização plena em diversos aspectos. Quer saber mais sobre nós, acesse nosso site clicando aqui.

Autora: Amanda Lagos