No momento o qual estamos vivendo, muitas empresas aderiram ao home office para se adequarem a quarentena provocada pelo COVID-19. E uma coisa é fato, quem sobrevive no mercado, é aquele que mais consegue se adaptar frente a problemas fora da curva.

Com certeza não é fácil mudar a rotina de forma tão repentina, mas o importante é manter a calma e saber que tudo é uma questão de tempo para seu corpo e mente se acostumarem. Frente a isso, é preciso ser exemplo e ser a inspiração para que sua equipe possa se manter motivada nesse período.

Dito isso, vim trazer algumas dicas e direcionamentos para que você possa adaptar sua empresa ao home office e manter os seus funcionários engajados.

Comunicação

Considero esse ponto o principal entre todos. A comunicação é o elo entre tudo e todos. A falta dela muitas vezes reflete no desempenho da sua equipe e causa retrabalho. Por isso, vou apresentar alguns aplicativos que podem ajudar nesse quesito.

Slack

O Slack é uma plataforma freemium, ou seja, ela é grátis, mas possui também a sua versão paga. Muitas empresas a utilizam por ser uma ferramenta que une e permite vários tipos de funcionalidades. Ele se assemelha ao WhatsApp, porém é mais voltado ao meio corporativo. Com ela, você pode:

  • Enviar mensagens instantâneas no particular ou em grupos;
  • Enviar mensagens diretas aos seus colaboradores. Por exemplo, para divulgar algum produto ou serviço;
  • Há a possibilidade de compartilhar arquivos do drive e dropbox, webinar, podcasts, links, entre outros;
  • Mandar gifs e até personalizar o texto da mensagem.

Google Hangouts meet

O Hangouts Meet é um recurso disponível para usuários de versões pagas do Enterprise e Enterprise for Education do Google, porém devido a pandemia, foi anunciada a liberação dessa ferramenta para todos usuários G Suite. Portanto, até dia 1 de julho, qualquer pessoa poderá ter acesso ao Meet. Essa plataforma contempla:

  • Versão em aplicativo
  • Chamadas de vídeo com mais de 250 pessoas;
  • Mensagens instantâneas;
  • Compartilhamento de tela;
  • Gerar links para a participação da chamada;
  • Gravar e salvar chamadas no Google Drive.

Skype

Esse software, que dominou as vídeo chamadas no início de 2010, recentemente publicou sobre o Skype Meet Now. Essa funcionalidade permite que você inicie suas reuniões de forma gratuita e mais rápida. Dessa forma, não é necessária a criação de uma conta ou da instalação do aplicativo.

Gestão de atividades

Para manter uma equipe engajada em home office, não pode faltar uma boa organização. A gestão de tarefas pode evitar atrasos nas atividades, evitar funcionários desmotivados e também a sobrecarga ou ociosidade deles. Se atentar a esse fator, pode ser um diferencial para a sua empresa no mercado. Dito isso, agora vou apresentar para você duas ferramentas para te auxiliar nessa jornada.

Trello

O Trello é uma opção freemium, que possui sua versão grátis e paga. Por possuir um design simples, acaba tornando mais fácil a adaptação dos funcionários para uma ferramenta nova. Ele pode ser usado juntamente com a metodologia Kanban, que separa as atividades em etapas “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Assim, é possível visualizar o fluxo da tarefa, além de permitir a definição de um responsável e o prazo para cada tarefa.

Pipefy

O Pipefy é uma ferramenta freemium também e se assemelha bastante ao trello. Contudo, possui algumas outras funcionalidades, como por exemplo, execução de formulários e solicitações por e-mail. Para não me alongar tanto, esse vídeo explica de uma forma bem dinâmica o que é essa experiência de gestão de processos com a plataforma.

Compartilhamento

Outro ponto importante é ter um local de compartilhamento de arquivos de forma online. Esse tipo de armazenamento, começado o quanto antes, pode ser benéfico para a empresa no futuro, por conta da eliminação dos papéis, a organização dos documentos e a não perca das informações. Abaixo vou dar dicas de três ferramentas para te ajudar nesse processo.

Drive

O Drive é o serviço de armazenamento do Google. Esse disco virtual, suporta até 15 GB de espaço gratuito. O mais legal, é que ele pode compartilhar mais de 30 tipos de arquivos diferentes com outras pessoas e você ainda pode escolher o nível de permissão de cada uma, ou seja, quem pode apenas visualizar, e quem pode editar e comentar. Esse serviço possui a edição colaborativa, na qual os usuários que têm acesso, por exemplo, ao seu Google Docs poderão de forma instantânea editar no documento. A ferramenta contempla também pacotes pagos para ter mais espaço na nuvem e no gmail.

SharePoint

O SharePoint é uma opção de site de armazenamento hospedado pela Microsoft. Com isso, seus funcionários, por exemplo, podem criar sites personalizados com a finalidade de compartilhar documentos, arquivos e informações com clientes. Todas as informações ficam armazenadas no One Drive, que se assemelha ao Drive do Google. Portanto, é no Share que você consegue navegar nesses arquivos. Um ponto a ser destacado, é a possibilidade da sincronização das pastas do seu SharePoint para o seu computador, o que permite o uso off-line e um espaço de mais de 1 Tera disponível.

Dropbox

O Dropbox, o mais famoso dos softwares de armazenamento em nuvem, é um serviço muito prático e versátil. Essa ferramenta possui para diversos sistemas, sendo eles: Windows, MacOS, Andorid e iOS. Portanto, permite que você edite os arquivos pelo celular. Ele possui 2 GB grátis aos usuários e possui a opção da compra de mais armazenamento, com vários pacotes.

Dicas para uma reunião mais produtiva em Home office

As reuniões são momentos bem importantes, em que é possível reunir toda a equipe, passar as informações pertinentes e até alinhar as atividades realizadas pelos times internos. Portanto aqui vai umas dicas para tornar esse momento mais produtivo:

  • Reservar um lugar silencioso e sem distrações;
  • Marcar um horário com todos e pedir para que cheguem 10 minutos antes para evitar problemas técnicos;
  • Deixar claro a todos para que evitem o uso dos celulares;
  • Pedir que mutem seus microfones quando alguém estiver falando e se quiser fazer o uso da palavra, mandar uma mensagem no chat;
  • Pedir que ativem as câmeras, para ter esse contato “olho no olho”;
  • Saber como as pessoas têm aproveitado esse momento e sempre promover essa melhor experiência para o colaborador, mesmo que longe.

Conclusão

Concluindo todo o raciocínio, manter um ambiente organizado, com prazos e colaborativo é fundamental para esse cenário que estamos vivendo hoje. Estamos com nossos serviços online de Design de processos para te ajudar da melhor forma nessa adaptação. Confira também o case de sucesso sobre o assunto aqui. Caso esteja com alguma outra dificuldade, entre em contato conosco!

Por: Thais Tiemi Gushiken