Você sente que ao final de cada dia, não importa o quanto você trabalhe, inesperadamente seus esforços não foram suficientes? Ou ainda, que você só ficou “apagando incêndio” o dia todo e não fez nada de produtivo. Afinal, como aumentar minha produtividade?


Resolver imprevistos, responder e-mails ou dar aquela olhada nas redes sociais pode, certamente, matar sua produtividade, caso combinados com uma má gestão.

A tríade do tempo é uma metodologia utilizada para solucionar os problemas da produtividade. Tal conceito divide o nosso tempo de acordo com três categorias, sendo elas: importante, urgente e circunstancial.

IMPORTANTE

Nessa categoria estão aquelas tarefas que agregam resultado, tanto a sua vida pessoal quanto profissional. Aqui se encaixa tudo que é importante para você, como, por exemplo, seus hobbies, família e o projeto dos seus sonhos.

URGENTE

Como o nome já sugere, são as tarefas que precisam ser feitas “para ontem”. Em grande maioria das vezes, esses serviços aparecem de forma repentina, sem planejamento, atrasando toda sua agenda.

CIRCUNSTANCIAL

Por fim, o campo das tarefas circunstanciais é formado pelos seus hábitos, e pelo meio no qual você está inserido. Dar uma olhada nos grupos de WhatsApp, ou ir a reuniões desnecessárias, são exemplos clássicos de tarefas circunstanciais.

De forma resumida, nosso tempo pode ser usado naquilo que é importante e agrega valor, em resolver imprevistos ou ainda em futilidades sem nenhum propósito. Antes de continuar lendo esse texto, te convido para refletir na seguinte questão: quanto do seu tempo, hoje, está sendo utilizado em cada uma das três categorias apresentadas?

Acredito que grande parte do seu tempo é investido em operações de urgência e circunstanciais. O ideal seria focalizar 100% do seu tempo naquilo que é importante, porém, sabemos que isso não é possível. O que podemos fazer é diminuir a quantidade de tempo gasto nas outras duas esferas, a fim de priorizar aquilo que importa para você e sua empresa.

Semelhantemente às ferramentas de melhoria contínua, a tríade do tempo traz cinco passos para responder a grande pergunta de “como aumentar minha produtividade?”.

1. IDENTIDADE

Esse é, de fato, um dos pontos mais importantes, se não o mais importante. Nele você levantará tudo que te faz bem. Para o ambiente de trabalho, busque aquilo que agrega valor ao seu cargo e sua organização. Lembre-se, esse é o ponto de partida para o grau de prioridade das tarefas que irá realizar, portanto utilize um bom tempo pensando nisso. Garanto já que esse não será um tempo perdido.

2. METAS

Depois de priorizar aquilo que é importante, estipule metas. A importância das metas está em nunca se esquecer daquilo que deve ser cumprido e, então, analisar as tarefas corriqueiras que o deixam mais próximo do seu atingimento. Caso uma tarefa não contribua para o cumprimento das suas metas, busque cancelá-la.

Há quem diga que existem forças nas palavras, portanto não custa tentar. Escreva suas metas em uma folha que você veja com certa frequência, um caderno ou agenda, por exemplo.

3. PLANEJAMENTO

Visto que você já sabe o que é importante e traçou metas, está na hora de estipular as datas e prazos. No começo de cada semana, planeje-a, anote todos os compromissos, reuniões e tarefas confirmadas. O domingo é um ótimo dia para isso.

Lembre-se de ser flexível com seu tempo, sempre estipulando para mais. Assim, você cria margem para o cumprimento de possíveis imprevistos e, consequentemente, aumenta sua produtividade.

Há quem goste da velha e boa agenda, porém, para quem está cansado de carregar papel para cima e para baixo, aqui vão algumas dicas.

Existem diversos aplicativos de organização e planejamento, por exemplo: Google Calendar, Calendars da Readdle e Todoist. Todos são muito simples e fácies de se usar, assim, vale a pena conferir e testar.

4. ORGANIZAÇÃO

É de fundamental importância ter um ambiente de trabalho organizado para melhorar sua produtividade. Caso você perca muito tempo procurando por alguma papelada, arquivo, ou peça de algum maquinário, eventualmente está na hora de “botar ordem na casa”.

Sobretudo, além de aumentar sua produtividade e deixar o ambiente organizado, aumenta-se a sensação de limpeza, diminuindo o sentimento de trabalho incompleto e aliviando o estresse.

Para manter seu ambiente de trabalho organizado, nada melhor que a aplicação da ferramenta 5S. Caso queira saber mais sobre essa metodologia, clique aqui.

5. EXECUÇÃO

Por fim, agora que sua semana está todo planejada e seu ambiente de trabalho organizado, é só seguir o cronograma.

Talvez você esteja se perguntando: “E os imprevistos? Como aumentar minha produtividade quando eles aparecerem?”. O primeiro passo para diminuir a ocorrência dos imprevistos já foi feito. O planejamento, se bem feito, pode eliminar os imprevistos provindos de esquecimentos, por isso a importância de registrar os compromissos em algum lugar que não seja sua própria cabeça.

Outro ponto importante é aprender a dizer “não” para os imprevistos e delegar as tarefas. Portanto, faça os seguintes questionamentos antes de realizar alguma tarefa de urgência. “Essa tarefa é mais importante que do que aquilo que preciso fazer? E quão mais importante ela é? Eu sou o único capaz de resolver esse problema?”.

Outra dica para aumentar sua produtividade é fazer suas atividades no presente. Não deixe para amanhã, faça hoje. Por que não começar seu crescimento produtivo agora? Você já tem todas as ferramentas, agora é com você! Caso queria saber ainda mais sobre a tríade do tempo, clique aqui para conhecer outros aspectos dessa ferramenta.

Autor: Matheus Schiavon